Sinds 1 januari 2026 is de elektronische factuur verplicht tussen Belgische ondernemingen. Wat er voor u verandert, en hoe u in orde bent.
Sinds 1 januari 2026 moet elke factuur tussen btw-plichtige ondernemingen in
België worden verstuurd en ontvangen als gestructureerd elektronisch document,
via het PEPPOL -netwerk.
Een pdf per e-mail is geen conforme factuur meer — ondertekend of niet, leesbaar
of niet. Wat telt is niet het leesformaat maar het uitwisselingsformaat.
Wat er concreet verandert
Een elektronische factuur is geen afbeelding van een factuur. Het is een
gestructureerd document dat de software van uw klant kan lezen zonder dat
iemand iets moet overtypen.
Drie gevolgen ziet u al de eerste week:
u drukt niet meer af, verstuurt niet meer, en belt niet meer om te vragen of de
e-mail wel is aangekomen;
uw klant krijgt de factuur rechtstreeks in zijn eigen pakket, klaar om goed te
keuren;
invoerfouten verdwijnen, en met hen de betaalachterstand die ze veroorzaakten.
Wie het betreft
Elke btw-plichtige onderneming gevestigd in België, voor haar facturen tussen
ondernemingen . Facturen aan particulieren vallen erbuiten.
Micro-ondernemingen krijgen geen vrijstelling: de omvang verandert niets aan de
verplichting.
Hoe het netwerk werkt
PEPPOL werkt zoals het telefoonnetwerk: elke onderneming heeft een adres, elke
operator bereikt de andere, en u hoeft niet te weten welke uw klant gebruikt.
Uw software maakt de factuur op in het genormeerde formaat.
Uw toegangspunt bezorgt ze aan het toegangspunt van uw klant.
De software van uw klant ontvangt ze en verwerkt ze.
U ziet enkel de eerste stap. De twee andere zijn de zaak van de operatoren — en
dat is precies het nut van een netwerk.
Wat u bij uw leverancier moet nagaan
Drie vragen volstaan om de aanbiedingen te sorteren:
is het toegangspunt inbegrepen , of wordt het per document aangerekend?
is ook de ontvangst gedekt , of enkel het versturen? De verplichting slaat op
beide.
wat gebeurt er bij een afwijzing door het netwerk? Een afgewezen factuur is
een factuur die nooit is verstuurd, en dat moet u meteen weten.
In hilda business zijn versturen en ontvangen via PEPPOL inbegrepen in de module Verkoop
& Facturatie, die in elk pakket zit. Geen toeslag per document.
De aftrek van 120 %
Tot 31 december 2027 genieten kosten voor elektronische facturatie een
verhoogde aftrek van 120 %.
Op een abonnement van 99 € per maand is dat 1 425,60 € aftrekbare kosten voor
1 188 € werkelijk uitgegeven op jaarbasis. De maatregel wordt beheerd door de FOD
Financiën, die de precieze voorwaarden publiceert.
Waar te beginnen
Factureert u nog vanuit een rekenblad of een tekstverwerker, dan is de vraag niet
welk formaat u kiest: het is welke software. Het formaat volgt vanzelf.
Hebt u al een beheerpakket, stel het dan de drie vragen hierboven. Het antwoord
staat meestal in de algemene voorwaarden, zelden op de startpagina.
Wilt u erover praten?
Dertig minuten, op uw echte facturen. Wij zeggen u eerlijk of uw huidige pakket
volstaat.
